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    湖南師范大學全日制本科生檔案管理辦法
    2019-04-04 09:06     (閱讀次數:)

    為使我校全日制本科生檔案的接收、存放和傳遞等管理工作進一步規范化、制度化、科學化,根據檔案管理工作的要求,結合我校實際情況,特制定本辦法。

    (一)檔案的接收

    各學院學生工作辦公室為新生檔案的接收單位,新生進校前后,學工處、招生與就業指導處等各部門收到的本科生檔案應及時移交學院,由學院學生辦公室制作檔案名冊并統一管理。

    新生進校一個月之內,各學院學工辦要清理新生檔案,確保檔案齊全。對沒有檔案的新生要及時查清其檔案下落,并將檔案歸入本院。一個月后,各學院學工辦要將新生檔案清理情況向招生與就業指導處提出書面報告。

     

    (二)檔案的存放

    1.未畢業學生檔案由學院存放管理,各學院要設立學生檔案存放的房間和檔案柜。無關人員不得隨便進入存放檔案庫房;

    2.任何人不得私自將畢業生檔案帶到公共場所和翻閱檔案;

    3.用人單位對畢業生政審需要調閱檔案時,須由兩人一起出示單位的介紹信后借閱。

     

    (三)畢業生檔案材料裝袋和封口

    每年在畢業生離校前期,各學院畢業生輔導員應對照學生檔案背面的畢業生檔案材料清單,對畢業生檔案的各項材料進行集中整理,如清單上的材料有缺失,應通知畢業生補齊,確認無遺漏后,在清單上詳細標注并及時封口蓋章。 

     

    (四)畢業生檔案的傳遞

    進行檔案傳遞工作時,各學院應制好所有畢業生的檔案去向統計表并由畢業生本人簽字確認,且經各學院黨委副書記審核簽字并加蓋學院行政公章后,與電子版一起交由招生與就業指導處就業辦(以下簡稱就業辦)管理和備查。學生檔案、團員(黨員)檔案視情況寄往目的地,黨員檔案由學工辦與組織部聯系。學生檔案的管理列入就業工作考評的一個觀測點。

    根據畢業生的報到證開具情況和個人意向,以及實際發送情況,畢業生檔案應分下列三類情況傳遞或處理:

    1.畢業生檔案需托管湖南省大中專學校學生信息咨詢與就業指導中心的,由就業辦統一領取和分院發放托管合同書,畢業生輔導員及時將此類學生的檔案、合同和所需材料在規定時間內交至就業辦,辦理交接手續,由就業辦歸總后統一送達。

    2.畢業生檔案需要EMS郵寄傳遞的,要根據畢業生就業的不同情況,做好檔案傳遞轉移方式的規劃,分以下幾種情況:

    1)寄往就業單位的、要寄人才交流中心的、轉移到外校研究生辦的, 檔案發送必須以三方協議或調檔函等為依據,請畢業生與其檔案接收單位確認好檔案寄送的詳細地址和接收人信息,再由學院將需郵寄的檔案發送匯總表和寄送方信息(學院地址和學院聯系方式手機+座機,以防退回)交至就業辦,就業辦提前聯系好“大學生檔案”EMS特快專遞項目組根據匯總表制好郵寄運單和寄送袋,指定日讓各學院集中領取裝放檔案,學院整理好后自行聯系指定項目組上門郵遞。

    2)湖南省內生源的畢業生檔案回原籍,按照湖南省內各市州接收檔案的教育局就業辦的要求,所有檔案須統一由就業辦打包寄送,各學院須整理好回原籍指定接收單位的畢業生清單,并分14個市州整理好畢業生檔案,按清單順序排列送至就業辦。不回指定檔案接收地的學生自行聯系原籍地人才市場等接收單位,并開具調檔函從學院將檔案一檔一件寄走,不做文中所列要求。

    此外,攻讀本校研究生的畢業生檔案,各學院自行轉遞至錄取學院科研辦。

    3.每年9月份各學院學生工作辦公室要將畢業生的檔案去向匯總后將紙質檔和電子檔報就業辦。

    4.對畢業離校時尚未落實就業單位的畢業生,本人要求人事檔案保留在學院的,有條件的學院應按規定在擇業期內進行保管。擇業期滿后統一發回生源地就業主管部門指定地點,畢業生擇業期為兩年。

    對退回的畢業生檔案均統一由學院就業專干接收,學院就業專干要作好登記并在七個工作日內聯系學生本人或對方單位問清原因給予再次遞送,畢業生檔案原則上不能交由學生本人帶走。

           

    (五)畢業生檔案的查詢

    畢業生就業辦負責開通畢業生檔案網上查詢服務,畢業生從次年3月份開始即可進入湖南師范大學畢業生就業平臺首頁,點擊查詢。

    如查詢未果可電聯:

    073188872233/88820405。

     

    畢業生檔案是畢業生不可復制的重要材料,各學院學生工作辦公室要本著對學生高度負責的態度,妥善做好學生的檔案保存工作和畢業生的檔案轉移傳遞工作。傳遞的每一個環節都要有交接手續,要有經辦人簽名,要確保每位畢業生的檔案都有傳遞記錄。

     

    本辦法從20187月開始執行。由學校本科畢業生就業辦公室負責解釋。

     

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